Manajemen Umum

Universitas Gunadarma

PENGERTIAN MANAJEMEN

• Arti dan Fungsi Manajemen

Berikut ini dikemukakan definisi tentang manajemen yang diberikan oleh Profesor Oie Liang Lee.

Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari definisi tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen memepunyai lima fungsi, yaitu :

1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan

Kelima macam fungsi manajemen ini sangat penting di dalam menjalankan semua kegiatan. Semua ini dimaksudkan agar kegiatan apapun yang dilakukan dapat berjalan dengan baik, sehingga tujuan ditetapkan dapat tercapai.

Setiap kegiatan yang dilakukan seseorang atau sebuah lembaga tentu memerlukan perencanaan terlebih dahulu,pencanaan ini menggmbarkan tentang:

1. Apa
2. Bagaimana
3. Mengapa
4. Kapan akan dilakukan.

• Jenjang Manajemen

Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga manajemen tersebut adalah :

1. Manajemen Puncak

Jenjang tertinggi adalah manajemen puncak, sering disebut manajemen atau eksekutif kunci, biasanya mempunyai berbagai pengalaman bertahun-tahun. Manajemen puncak ini bertugas menyusun rencana umum perusahan dan mengambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan, produk baru, dan pengeluaran saham.

2. Manajemen Madya

Jenjang berikutnya dalam piramida manajemen itu, disebut manajemen madya atau manajemen administratif, meliputi pimpinan pabrik atau manajemen divisi. Para manajer ini mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak.

3. Manajemen Operasianal

Manajemen operasional ini merupakan jenjang terendah dalam piramida. Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya.

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

• Gerakan Manajemen Ilmiah

Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkannya berjudul The Principles of Scientific Management. Dalam bukunya, Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip-prinsip tersebut adalah :

• Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.
• Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.
• Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.
• Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.

SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN

MANAJEMEN

Dari beberapa sekolah tentang pemikiran manajemen yang muncul, kita akan membahas lima, yaitu :

• Sekolah Klasik (Classical School)

Sekolah klasik berawal dengan adanya formasi perusahaan-perusahaan besar. Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. masing-masing fungsi tersebut dapat dibagi ke dalam sub-sub fungsi.

• Sekolah Perilaku (Behavioral School)

Sekolah perilaku yang juga disebut leadership, human relations, atau behavioral sciences school of management. Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia. Sekolah perilaku tersebut menarik beberapa disiplin seperti psikologi dan sosiologi sebagai bagian dari latar belekang

• Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)

Sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematik dan statistik. Ilmu manajemen merupakan suatu pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis. Adanya komputer memungkinkan untuk mempelajari masalah-masalah yang sebelumnya terlalu komplek untuk diselesaikan.

• Analisis Sistem

Analisis sistem menawarkan suatu alat untuk melihat kegiatan intren dan ekstern dari perusahaan.

Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian-bagian independen yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi.analisis sistem merupakan metode yang digunakan untuk menyeselaikan masalah-masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian-bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka. komputer telah menyebabkan analisis sistem menjadi sebagai alat manajemen yang telah efektif, karena dapat menangani lebih banyak informasi.

• Manajemen Hasil

Sejak pertama kali dikemukakan oleh Peter Drucker diawal tahun 1950-an. Manajemen hasil, atau manajemen berdasarkan sasaran. Manajemen hasil atau manajemen berdasarkan sasaran (MBO) telah semakin populer. MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan. Ini juga merupakan suatu falsafah manajemen yang menunjukan nilai tujuan pelaksanaan.

Adapun keburukannya dapat disebutkan disini antara lain :

• Untuk beberapa tugas, MBO sulit menentukan tujuan yang tepat.
• MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpatisipasi.
• MBO seharusnya tidak dipanjang sebagai suatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen.
• Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur.

PERENCANAAN

Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua fungsi-fungsi manajemen yang ada. Adapun sifat-sifat yang lain dari fungsi perencanaan adalah :

• Bentuk-bentuk perencanaan

Perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut :

1. Tujuan (Objective)
2. Kebijakan (Policy)
3. Strategi
4. Prosedur
5. Aturan (Rule)
6. Program

• Kegunaan Perencanaan

Adapun kegunaan daripada perencanaan adalah :

1. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu Mendatang
2. Mengarahkan Perhatian pada Tujaun
3. Memperingan Biaya
4. Merupakan sarana untuk mengadakan Pengawasan

• Langkah-langkah penyusunan Perencanaan

Langkah-langkah yang harus diambil untuk menyusun suatu perencanaan adalah :

1. Menerapkan Tujuan
2. Menyusun Anggapan-anggapan (Premising)
3. Menentukan Berbagai Alternatif Tindakan
4. Mengadakan Pernilaian terhadap Alternatif-alternatif Tindakan yang sudah Dipilih
5. Mengambil keputusan
6. Menyusun Rencana Pendukung

• Perencanaa Merupakan proses Pendekatan yang Rasional
• Jangka Waktu Prencanaan

Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokkan menjadi tiga golongan, yaitu :

1. Perencanaan jangka panjang
2. Perencanaan jangka menengah
3. Perencanaan jangka pendek.

• Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan

Adanya kelemahan ini disebabkan oleh beberapa faktor yang mempunyai sifat membatasi perencanaan.. faktor-faktor tersebut adalah :

1. Sulitnya Mencari Anggapan Secara Teliti
2. Perubahan yang Sangat Cepat
3. Kekuatan Internal
4. Kekuatan Eksternal

• Pengambilan Keputusan

1. Syarat Pengambilan Keputusan

Untuk bertindak mengambil keputusan secara rasioanal tersebut membutuhkan beberapa syarat, antara lain :

• Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.
• Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya.
• Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan pernilaian berbagai alternatif sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan.
• Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternatif yang paling baik.

2. Alat Pengambilan Keputusan

Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu dipergunakan alat-alat seperti :

1. Operation research
2. Teori probabilitas
3. Linear programming

• Analisis Risiko
  - biaya pengenalan
  - biaya produksi
  - investasi modal yang dibutuhkan
  - harga dan
  - market share yang dapat dicapai.

• Pohon Keputusan ( Decision Tree )

PENGORGANISASIAN

• Pengertian

Ditinjau dari segi prosesnya, pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun komponen-komponen pokoksedemikian rupa, sehingga dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan. Dengan demikian fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi.

Hubungan-hubungan yang timbul di dalam organisasian dapat berbentak :

• Hubungan Informal
  Hubungan informal ini lebih banyak menyangkut hubungan manusiawi.
• Hubungan Formal
  Hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja.
  Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu :
• Tanggung jawab
• Wewenang
• Pertanggung-jawaban.

• Pola Hubungan antar Komponen Organisasian
• Rentangan Kekuasaan

1. Latihan dari Bawahan
2. Pendelegasiaan Wewenang
3. Perencanaan
4. Teknik Komunikasi

• Dasar-dasar penggolongan Bagian Di Dalam Organisasi

Pengelompokkan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut ini :

1. Didasarkan pada Suatu Angka
2. Didasarkan pada Waktu
3. Didasarkan pada Fungsi Perusahaan
4. Didasarkan pada Luas Daerah Operasi
5. Didasarkan pada Jenis Barang yang Dihasilkan
6. Didasarkan pada Jenis Langganan

• Karakteristik Struktur Organisasi

Bentuk-bentuk struktur organisasi seperti garis, garis dan staf, fungsional serta komite mempunyai cirri-ciri yang berbeda. Namun demikian setiap bentuk struktur organisasi yang baik harus memiliki dua kerakteristik dasar, yaitu :

1. Keseimbangan dalam Organisasi
2. Fleksibel

PENGARAHAN

• Prinsip-prinsip pengarahan

Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan. Pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu :

1. Prinsip Mengarah Kepada Tujuan
2. Prinsip Keharmonisan Dengan Tujuan
3. Prinsip Kesatuan Komando

• Cara-cara pengarahan

Adapun cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa.

1. Orientasi
   Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.
2. Perintah
   Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu.
3. Delegasi Wewenang
   Pendelegalisian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah.

• Komunikasi

Dari definisi-definisi tentang komunikasi tersebut dapat diambil kesimpulan, bahwa :

• Di dalam komunikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang, orang dengan lembaga dan sebaliknya.
• Hubungan yang timbul di dalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat atau informasi.
• Untuk mengadakan komunikasi, dapat digunakan kata-kata, surat, kode atau simbol.

Dengan mengunakan sarana-sarana seperti ini diharapkan komunikasi dapat lebih efektif dan efisien. Untuk maksud tersebut perlu memperhatikan beberapa prinsip berikut :

1. Komunikasi Harus Jelas
2. Prinsip Integritas
3. Prinsip Penggunaan Organisasi Inforrmal

• Motivasi

Motivasi mempunyai 2 bentuk :

a. Motivasi Positif merupakan proses untuk mempengarahui orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu.

b. Motivasi Negatif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa

Pengkoordinasian

Prinsip-prinsip Koordinasi

a. Prinsip Kontak Langsung

b. Prinsip Penekanan pada Pentingnya Koordinasi

c. Hubungan Timbal Balik diantara faktor-faktor yang ada

Pelaksanaan Fungsi Koordinasi

a. Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitasbagi terlaksananya koordinasi.

b. Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi

PENGAWASAN

Pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standard atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana menjadi penyimpangan.

Langkah-langkah Pengawasan

1. Menciptakan standard
2. Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard
3. Melakukan tindakan koreksi

Syarat-syarat Pengawasan yang Baik

1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktifitas).
2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera..
3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
4. Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standard yang digunakan.
5. Pengawasan harus luwes / fleksibel.
6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
7. Pengawasan harus ekonomis.
8. Pengawasan harus mudah dimengerti.
9. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan / koreksi.